Tietosuoja­seloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka ASM Global Finland Oy käsittelee asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaiden sekä verkkosivuvierailijoiden henkilötietoja.

1 Rekisterinpitäjä

ASM Global Finland Oy
Y-tunnus: 3315130-7
Osoite: Sturenkatu 4, 00510 Helsinki

Yhteyshenkilö tähän tietosuojaselosteeseen liittyvissä asioissa:
Toimitusjohtaja Emilia Mikkola
Sähköposti: Emilia.Mikkola@eu.asmglobal.com

2 Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

ASM Global Finland Oy (“me”, “ASM Global Finland”) käsittelee henkilötietojasi vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin ja ainoastaan siinä laajuudessa, kuin tarpeellista. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeusperusteet ovat seuraavat:

2.1 Sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen rekisteröidyn pyynnöstä

Käsittelemme henkilötietojasi välillämme olevan sopimuksen mukaisten velvoitteiden toteuttamiseksi, tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä seuraavissa tilanteissa:

• Palveluiden tarjoaminen, kuten tapahtuma, tila, kokous ja catering-palveluiden tuottaminen, sekä näiden hallinnointiin liittyvät toimenpiteet;
• Asiakassuhteeseen liittyvien sopimusvelvoitteiden ja oikeuksien täyttäminen ja hallinnointi;
• Tarjouspyyntöjen käsittely;
• Laskutus.

2.2 Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen

Käsittelemme henkilötietojasi lakisääteisen velvoitteen nojalla seuraavissa tarkoituksissa:

• Laissa, kuten kirjanpitolaissa (1336/1997), säädettyjen velvoitteiden noudattaminen.

2.3 Rekisteröidyn suostumus

Käsittelemme henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa, mikäli olet antanut käsittelyyn suostumuksen:

• Kulttuuritalon verkkosivujen kävijätilastointi ja sivustojen toiminnan optimointi (evästeet).

2.4 Meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu

Käsittelemme henkilötietojasi meidän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun perusteella seuraavissa tarkoituksissa:

• Asiakassuhteen hallinnointi ja kehittäminen;
• Palveluiden hallinnointi ja kehittäminen;
• Arvontojen ja kilpailuiden toteuttaminen;
• Asiakaskyselyiden toteuttaminen ja asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely;
• Asiakastiedon analysointi tilastollisissa tarkoituksissa;
• Kaupallisten ja taloudellisten intressiemme suojaaminen, riskienhallinta ja oikeusvaateiden esittäminen, laatiminen tai niitä vastaan puolustautuminen.

Oikeutettu etu perustuu asiakkaan ja ASM Global Finlandin väliseen asiakassuhteeseen. Käsitellessämme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja siitä aiheutuvat mahdolliset haitat, ja olemme arvioineen, että rekisteröidyn oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etuamme käsitellä henkilötietoja. Sinulla on oikeus vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä.

2.5 Erityisten henkilötietojen käsittely tietosuoja-asetuksen 9 artiklan perusteella

Meillä on tarve käsitellä joissain tilanteissa erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietojasi, jotta voimme ottaa huomioon erityistoiveesi, jotka liittyvät esimerkiksi terveyteen tai muuhun fyysiseen tilaan. Erityisten henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan e tai a
alakohtaan.

3 Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme seuraavien rekisteröityjen henkilötietoja:

• Asiakkaat, jotka järjestävät tapahtumia Kulttuuritalossa tai varaavat Kulttuuritalon tiloja käyttöönsä
• Catering asiakkaat
• Asiakkaat, jotka osallistuvat ASM Global Finlandin asiakkaiden järjestämiin tapahtumiin
• Potentiaaliset asiakkaat
• Verkkosivuvierailijat

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan perustiedot, kuten etunimi ja sukunimi
• Yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, postinumero ja asuinpaikka
• Rekisteröidyn edustama yhtiö (työnantaja) sekä asema yhtiössä
• Rekisteröidyn valitsemat palvelut ja/tai tuotteet
• Maksu- ja laskutustiedot

Edellä kuvattujen tietojen antaminen rekisterinpitäjälle on sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus, sillä sopimusvelvoitteiden täyttäminen edellyttää näiden tietojen käsittelyä. Mikäli rekisteröity ei anna kyseisiä tietoja, emme voi välttämättä laatia sopimusta rekisteröidyn kanssa.

4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi, kun rekisteröity varaa tai ostaa meiltä palveluita. Lisäksi henkilötietoja kerätään Lippupiste Oy:ltä (lippu.fi), mikäli rekisteröity ostaa palveluitamme heidän lipunmyyntipalveluidensa kautta. Voimme myös kerätä Kulttuuritalon tapahtumanjärjestäjien sekä tilavaraajien henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten yritys- ja yhteystietojärjestelmästä.

5 Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin ja yhteensopiviin käsittelytarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Lisäksi alla kuvattuja henkilötietoja säilytetään seuraavien säilytysaikojen tai säilytysperiaatteiden
mukaisesti:

• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: asiakassuhteen keston ajan sekä sen mukaan, mitä sovellettavassa lainsäädännössä edellytetään säilytysajoista sekä mahdollisten oikeusvaateiden selvittämiseksi vaadittavan ajan
• Valitusten käsittely: 7 vuotta sovinnosta tai asian sulkemisesta
• Sopimukset: kuluvan vuoden ajan ja sen jälkeen 6 vuoden ajan tai 12 vuoden ajan eräissä sopimustyypeissä
• Rekisteröityjen pyynnöt sekä pyynnöt saada pääsy omiin tietoihin: kuluvan vuoden ajan ja sen jälkeen 6 vuoden ajan
• Kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolain (1336/1997) edellyttämän ajan, eli kuluvan tilikauden ajan ja sen jälkeen 6 vuoden tai 10 vuoden ajan kirjanpitoaineiston luonteesta riippuen. Mikäli jokin laki edellyttää aineiston pidempää säilytystä, noudatetaan sitä.

Poistamme erityisiin henkilötietoihin kuuluvat tiedot välittömästi, kun niiden käsittelylle ei ole enää tarvetta.

Arvioimme henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Lisäksi toteutamme kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että kaikki käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

6 Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät ja säännönmukaiset luovutukset

Jaamme henkilötietojasi ASM konsernin yhtiöiden välillä, kun meillä on tähän konsernin liiketoiminnallisista syistä todellinen tarve.

Käytämme tapahtumapalveluita ja muita palveluita tarjotessamme kolmansia osapuolia, joille jaamme henkilötietojasi käsittäen lipunmyyjät, turvallisuuspalvelujen tarjoajat, tapahtuman järjestäjät sekä järjestäjien käyttämät lipunmyyjät. Kulttuuritalon tapahtumien lipunmyynnistä vastaa lippu.fi.

Käytämme tarpeen mukaan ulkopuolisia palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijöitä), jotka toimivat puolestamme ja lukuumme. Olemme solmineet kaikkien henkilötietojen käsittelijöidemme kanssa henkilötietojen käsittelysopimuksen. Vaadimme kaikkia käyttämiämme henkilötietojen käsittelijöiltä
kunnioittamaan henkilötietojesi turvallisuutta ja käsittelemään henkilötietoja lain mukaisesti. Emme salli henkilötietojen käsittelijöiden käsitellä henkilötietojasi heidän omiin tarkoituksiinsa, vaan sallimme heidän käsitellä henkilötietojasi ainoastaan ennalta määrittämiimme tarkoituksiin ja noudattaen
antamaamme ohjeistusta.

Käytämme lisäksi henkilötietojen käsittelijänä toimivia ICT-palveluiden tuottajia, jotka toteuttavat erilaisia teknisiä järjestelmiä ja palveluita heidän kanssaan tehtyjen sopimusten sekä niiden tietosuojaa koskevien ehtojen mukaisesti. Mikäli haluat lisätietoja käyttämistämme ICT-palveluiden tuottajista, voit ottaa meihin yhteyttä.

Voimme luovuttaa henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle lakisääteisen velvoitteen nojalla tai
tietopyynnön perusteella lainsäädännön mukaisesti.

7 Henkilötietojen siirto eu:n tai eta:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle

Siirrämme henkilötietojasi tarpeen mukaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, esimerkiksi ICT-palveluiden tuottajille sekä ASM konsernin välillä. Näissä tapauksessa varmistamme siirron lainmukaisuuden soveltamalla asianmukaisia suojatoimia. Kopio suojatoimista on saatavilla ottamalla yhteyttä yllä
kuvattuun yhteyshenkilöön.

8 Tiedon suojauksen periaatteet

Käytämme asianmukaisia suojatoimia estääksemme henkilötietojesi vahingossa tapahtuvan katoamisen, luvattoman käytön tai pääsyn tietoihin, muuttumisen tai paljastumisen. Pääsy henkilötietoihin on rajoitettu henkilöstöön, kenellä on todellinen liiketoiminnallinen ja työtehtävistä johtuva tarve saada pääsy tietoihin. Henkilötietojasi käsittelevä henkilöstö käsittelee tietoja ainoastaan antamiemme ohjeiden mukaisesti ja heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Käytössämme ovat käytänteet ja menettelytavat epäiltyjen tietoturvaloukkausten käsittelemiseksi, jotta kykenemme toimimaan nopeasti mahdollisten seurausten ehkäisemiseksi. Mikäli epäilemme tietoturvaloukkauksen tapahtuneen, ilmoitamme tästä sinulle sekä tietosuojaviranomaiselle, mikäli
lainsäädännössä edellytetään.

Rajoitamme pääsyn tietojärjestelmiin teknisesti henkilökohtaisin käyttäjänimin ja salasanoin ja pääsyoikeuksien tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti. Lisäksi keräämme järjestelmistämme käyttäjälokia.

9 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Asiakkaidemme henkilötietoja käytetään automaattisessa päätöksenteossa sekä profiloinnissa.

10 Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä erottaaksemme sinut muista sivuston/sovelluksen käyttäjistä. Tämän avulla pystymme tarjoamaan sinulle paremman kokemuksen vieraillessasi sivuillamme, sekä kehittämään sivustoamme, tuotteitamme ja palveluitamme.

Lisätietoja käyttämistämme evästeistä ja niiden käytöstä ja perusteista saatavilla Evästekäytännöissämme. Pyydämme suostumuksesi ennen analytiikkaevästeiden, toiminnallisten evästeiden tai seurantaevästeiden käyttämistä. Emme kuitenkaan tarvitse suostumustasi välttämättömien evästeiden käyttämiseen.

Voit kieltää selaimellasi kaikki tai osan evästeistä, tai ilmoittamaan kun sivusto asettaa tai käyttää evästeitä. Jos poistat evästeet käytöstä tai kiellät ne, huomaathan että kaikki sivustomme toiminnot eivät välttämättä ole saatavillasi tai eivät toimi kunnolla.

11 Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on eri oikeuksia henkilötietoihin liittyen. Oikeuksiasi ovat:

• Oikeus saada pääsy tietoihin – voit pyytää kopion niistä henkilötiedoista, joita käsittelemme ja saada tietoa niihin liittyen (kutsutaan ”rekisteröidyn pyynnöksi”). Mikäli haluat saada kopion näistä tiedoista tai osasta, ota yhteyttä meihin ja kerro, mitä tietoa olet halukas saamaan.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen – voit pyytää meitä korjaamaan epätäsmälliset tai virheelliset henkilötietosi ottamalla meihin yhteyttä ja ilmoittamalla, mitkä tiedot ovat epätäsmällisiä tai virheellisiä ja miten ne tulee korjata.
• Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä – voit pyytää meitä lopettamaan meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettuun etuun perustuvan henkilötietojesi käsittelyn henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, paitsi jos voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai
  puolustamiseksi.
• Oikeus peruuttaa suostumus – kun käsittelemme henkilötietojasi antamasi suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi koska tahansa (suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen). Mikäli peruutat suostumuksesi, emme voi välttämättä tarjota sinulle tiettyjä palveluitamme tai tuotteitamme.
• Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä – voit pyytää meitä pidättäytymään henkilötietojesi käsittelystä tietyissä tilanteissa, esimerkiksi mikäli kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, voit pyytää meitä pidättäytymään käsittelystä, kunnes virhe on oikaistu tai mikäli vastustat henkilötietojesi käsittelyä ja odotat meidän todentavan, onko meillä oikeutettu etu käsitellä tietoa.
• Oikeus tietojen poistoon – toisin sanoen “oikeus tulla unohdetuksi” – voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, mikäli henkilötietojasi ei tarvita enää niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, tai mikäli olet vastustanut tietojen käsittelyä (huomaathan, että emme kuitenkaan voi aina noudattaa pyyntöäsi johtuen tietyistä oikeudellisista syistä. Ilmoitamme tästä sinulle pyyntösi yhteydessä, mikäli mahdollista.)
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa (huomaathan, että tämä oikeus soveltuu ainoastaan henkilötiedon automaattiseen käsittelyyn, kun henkilötiedot koskevat sinua ja ovat sinun toimittamasi ja kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen).
• Oikeus valittaa tietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle – sinulla on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka, tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut, mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot ovat saatavilla tietosuojavaltuutetun verkkosivuilla: https://tietosuoja.fi/etusivu

Voit ottaa yhteyttä tässä selosteessa kuvattuun yhteyshenkilöön, mikäli haluat käyttää oikeuksiasi tai, jos sinulla on rekisteröityjen oikeuksiin liittyen jotain kysyttävää.

12 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Henkilötietojesi suoja on meille tärkeää ja käymme jatkuvasti läpi käytänteitämme ja menetelmiämme varmistaaksemme, että täytämme tietosuojalle asettamamme korkeat tavoitteet. Voimme tehdä kulloinkin muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen.

Tätä selostetta on päivitetty viimeksi 1 heinäkuuta 2023.